In der Zentrale sind sie für die
Auftragsbearbeitung zuständig. Sie betreuen die Kunden und
beantworten Fragen zu den Produkten. Die Auszubildenden nehmen
Kundenbestellungen entgegen, stellen anschießend die Lieferscheine
aus und planen die Auslieferung, sodass die Kunden schnellstmöglich
wieder mit frischem Kaffeebohnen, Kakao, Latte Pralino-Schokolade,
TEAaMO-Tee, Latte Vanilla aber auch mit Tassen, Tellern und Inventar
versorgt sind. Von Möbeln, Cookies bis hin zu Reinigungsmitteln für
die Kaffeemaschinen können Kunden alles in der Zentrale bestellen.
Die Auszubildenden beraten die Kunden bei Fragen zu den einzelnen
Produkten und sorgen für eine termingerechte Lieferung an den
richtigen Ort. Unsere Kaufleute im Groß- und Außenhandel
vereinbaren die Termine mit der Spedition und übernehmen nach dem
Ausgang der Ware die Verwaltung der Lieferscheine. Sie nehmen
Reklamationen entgegen und helfen den Kunden möglichst schnell die
richtigen Ansprechpartner im Unternehmen ausfindig zu machen.
In der Faktura werden die Bestellungen
der Kunden weiter bearbeitet. Dort werden alle Abläufe in der
Kundendatenbank festgehalten und anschließend Rechnungen
geschrieben. Die Auszubildenden fragen zudem bei allen
CUP&CINO-Kunden telefonisch die Zählerstände der
Kaffeemaschinen ab. Jede CUP&CINO-Kaffeemaschine ist nämlich mit
Zählern ausgestattet, die den genauen Verbrauch der Kaffeeportionen
dokumentieren. Die Auszubildenden rufen die Kunden an und tragen den
Verbrauch der Kaffeeportionen in das Buchungssystem ein und
organisieren den Neuversand der verbrauchten Produkte. Bei einigen
Kaffeemaschinentypen wie beispielsweise bei der Chicco werden die
Zählerstände durch die neue Technik der Telemetrie direkt über
Funk gesendet und in das Buchungssytem übernommen. Anschließend
werden die Rechnungen erstellt.
Das Ermitteln des Bedarfs an Waren
gehört ebenfalls in den Aufgabenbereich der Auszubildenden. Dafür
müssen Angebote eingeholt werden. Die Auszubildenden vergleichen
Konditionen und führen Einkaufsverhandlungen mit Lieferanten, bis
die wirtschaftlichsten Bezugsquellen gefunden sind. Sie kalkulieren
Preise bearbeiten Verkaufsaufträge.
Unsere Auszubildenden helfen auch bei
der Abwicklung eines Pächterwechsel oder bei der Organisation eines
Kaffeemaschinen-Tauschs. Sollte die Kaffeemaschine den Anforderungen
des Kunden nicht mehr genügen, bekommt er beispielsweise eine neue
leistungsstärkere Kaffeemaschine vom unserem Außendienst
überbracht.
Für alle diese Aufgaben ist eine
ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und viel Spaß am Kundenservice
von großer Bedeutung. Auch ein gutes Verhandlungsgeschick im Umgang
mit Kunden und Lieferanten ist wichtig.
Angehende Groß- und
Außenhandelskaufleute sollten auch Interesse an Mathematik und
Wirtschaft mitbringen, denn dies erleichtert das Erstellen von
Kalkulationen und Buchen von Geschäftsvorgängen. Darüber hinaus
benötigen sie gute Kenntnisse im Fach Deutsch, insbesondere in der
Rechtschreibung und im sprachlichen Ausdruck. Beides ist
beispielsweise für das Verfassen von Angeboten und Geschäftsbriefen
sehr wichtig.
Zwei mal die Wochen besuchen die
Auszubildenden im Groß- und Außenhandel die Berufsschule.
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